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合理配置你的活动团队
日期:2017-1-5人气:209
       对于活动公司来说,一个项目团队的组成主要包括活动经理人、策划人员、编导人员、制片人员、技术人员、企宣人员、行政法务人员,这六个类别人员的工作内容和分工各不相同,但是他们之间就像一个还原的魔方的六个面一样,每个面都相互关联,并且内部存在着一定的逻辑关系,任何一面不完整,整个魔方就不可能还原完全。因此,要让各部门各工种都能充分发挥作用,就要对这六类人员做一个系统性的人员规划。同时,作为团队的管理者,更要了解每一个工种的特点以及团队中每个成员的优势和特长。


  以策划为例,策划需要很强的专业性技能和方法,因此,策划人员的特长和兴趣点可能不尽相同,这正好与活动行业范围广、类别多的特点相对应。有些人可能擅长商业推广、选秀类活动的策划,有些人则偏重旅游景点节庆活动的策划,有些人可能擅长公益慈善类活动的策划、有些人则可能偏好体育赛事类活动的策划,而作为团队管理者,要根据不同的项目和需求来进行人员的重新组合和调配,让组合后的各工种人员能够充分发挥自己的特长,将优势最大化。


   在过去的工作和实践中,我们对如何建立一支高效的项目团队和志愿者队伍进行了总结,主要包括以下要点:


  · 团队的规模要适当、易于管理。最有效率的团队包含2到25人,而其中的大多数不超过10人。


  · 选择适当的人员来组成团队,团队成员的知识结构应该合理搭配。


  · 团队的领导者需要得到更为专业的培训或具备专业经历,甚至具备个人魅力和感召力。


  · 整个团队需要一套系统的专业的培训,借助培训来更好地完成任务。


  · 团队成员之间,组织机构的成员之间任务要明确,且要互相信任,互相支持。


  · 在工作人员和组织机构之间需要平行及垂直的交流。


  · 要赋予团队成员和志愿者必要的权力和实实在在的责任。


  · 在工作环境中营造快乐、轻松、幽默的氛围。


  · 对于团队成员和志愿者的贡献要给予充分地肯定。


  · 要创造机会让团队成员和志愿者庆祝自己的成功。


   一名优秀的的活动项目经理需要具备以下的能力和技能:


  · 建立并运用团队,并具备领导才能


  · 成功地认定任务之所在,并保质保量按时完成任务


  · 把项目计划与活动的战略、营销和艺术内容等计划整合在一起


  · 按照行业标准来进行风险管理


  · 能有效地运用财务控制、指标、和报告


  · 制定活动的供应计划,管理合同


  · 具有一定沟通技巧和语言表达能力


  · 联络并管理众多的外部利益相关者,包括公共和私营的组织机构


  · 为管理高层和客户撰写管理进度报告,包括项目评估和项目总结


  · 具备该活动以及相同领域中其它类似活动的知识


  除了人员的优势组合之外,还有一种组合方式可以增加公司的软实力,那就是选择性的专业外包。一个专业的活动运营公司,不仅仅应该是一个活动执行的高手,而更应该是一个资源整合的高手,公司一旦做大做强,就不可能事必躬亲,所有的工作都由自己的团队去做,而是应该根据自己的不足,选择性地把一些专业性的工作分包出去,让更加专业的团队去做。比如大投入的灯光音响,购置一套的成本可能非常高,而我们可能一年只有几个活动需要用到这种设备,那么我们就没有必要去采购这一整套的设备,活动主办方就更不可能为了一个活动去采购一套灯光、音响系统了。但是我们知道,市场上有很多这样的专业的设备公司,他们不仅提供音响设备,还会配备专业的操作设备的技术人员来配合你的活动执行,以保障活动现场预期效果的实现,甚至还可能为活动增色。那么我们要做的工作就是将这些专业的团队整合进我们的团队中,通过长期合作,让这些专业人士变成我们团队的一部分。从另一个角度来说,我们投资一百万,买一套设备,一年可能只用一次,而如果把这一百万包给专业的设备公司去做,一年可以用十次,这样又符合批量采购的原则,可以为公司节省很多预算成本,而且也解决了这些工作人员在活动中所涉及的保险问题。可以说,这是一个一举多得的团队管理策略。


  当然,之所以说有选择的进行外包,也不是所有活动所需的设备都可以用这种租赁和外包的方式来完成,比如说一些主题活动中有特色的服装、复杂的舞台道具,这些都需要根据活动主题的要求来订做才能达到预期的表现效果。

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